Basisfunktionen

Allgemein

Zugang über Internet, 24/7
Der Zugang zu dem CompCustos Hinweisgebersystem kann über eine spezielle Internetadresse oder über die Internetseite des Kunden erfolgen, rund um die Uhr.
Verschlüsselte Verbindung
Mit dem Start der Verbindungsaufnahme wird eine verschlüsselte Verbindung zwischen dem Hinweisgeber und dem Server aufgebaut (SSL).

Zugriff über mobile Endgeräte
Das System kann auch komfortabel über mobile Endgeräte bedient werden.
Intuitive Bedienung
Die Benutzeroberfläche für den Hinweisgeber und den Fallbetreuer ist so gestaltet, dass diese intuitiv verwendet werden kann.

Für Hinweisgeber

Ausführliche Nutzerhinweise
Dem Hinweisgeber stehen ausführliche Nutzerhinweise für das Hinweisgebersystem zur Verfügung.
Anonyme Kommunikation
Der Hinweisgeber kann wählen, ob er eine Antwort oder Rückfrage zulassen möchte. Er hat vier grundlegende Möglichkeiten:
- Vollständig anonyme Eingabe
- Anonyme Eingabe mit digitaler Briefkastenfunktion
- Angabe seines Namens
- Wunsch nach einem persönlichen Gespräch mit Vorschlag eines Treffpunktes
Auswahl an voreingestellten Themen und Kategorien
Dem Hinweisgeber stehen bestimmte voreingestellte Themen und Kategorien für seinen Hinweis zur Verfügung. Die Themen und Kategorien können kundenspezifisch angepasst werden.

Dateien können übermittelt werden
Dem Hinweisgeber ist es möglich, in begrenztem Umfang Dateien als Anlage beizufügen (pdf, jpg, png, gif).
Orientierungshilfe für den Hinweisgeber
Dem Hinweisgeber stehen verschiedene Eingabefelder zur Verfügung. Die Überschriften dieser Felder können kundenspezifisch eingerichtet werden.
Eingangsbestätigung
Der Hinweisgeber erhält nach Absenden seines Hinweises eine automatisierte Bestätigung über den Eingang des Hinweises mit einem einmaligen Vorgangstoken.

Für Fallbetreuer

Hinweise verwalten
Der Fallbetreuer kann ein Mitarbeiter des Unternehmens oder eine Ombudsperson sein und nimmt die Fälle entgegen. Er kann eine oder mehrere Fallkategorien vergeben.
Änderung des Passworts
Der Fallbetreuer kann und sollte sein Passwort regelmäßig ändern.
Meldung bei Eingang eines Hinweises
Das Hinweisgebersystem informiert über eine Alert-Meldung per E-Mail unverzüglich den Fallbetreuer, dass ein Hinweis eingegangen ist.
Bearbeitungsvermerk
Der Fallbetreuer kann den Hinweis mit einem Bearbeitungsvermerk ergänzen.

Anonyme Kommunikation
Der Fallbetreuer kann eine Antwort bzw. Rückfrage hinterlegen, sofern der Hinweisgeber diese Funktion aktiviert hat. Der Prozess von Frage und Antwort kann beliebig oft wiederholt werden. Die Kommunikation mit dem Hinweisgeber kann bei Bedarf gesperrt werden.
Export von Hinweisen
Hinweise sowie die Antworten und Bearbeitungsvermerke können exportiert werden. Grundsätzlich sind keine direkten Schnittstellen zu anderen IT-Systemen vorgesehen (Schutz der Anonymität des Hinweisgebers, Schutz des Systems vor Angriffen), können aber auf Kundenwunsch eingerichtet werden.
Statistische Auswertung
Innerhalb eines angegebenen Zeitraums eingegangene Hinweise können als Statistik abgerufen werden (Export in csv-Datei).

Digitaler Briefkasten

Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Fallbetreuer
Wählt der Hinweisgeber aus, dass eine Kommunikation mit dem Fallbetreuer gewünscht ist, öffnet sich der digitale Briefkasten.
Passwortgeschützt
Der Hinweisgeber wird gebeten ein sicheres Passwort zu vergeben.
Generierung eines Security Token (Schlüssel)
Das System weist einen einmaligen Vorgangstoken zu. Nur mittels dieses Tokens und des Passworts kann der Hinweisgeber anonym mit dem Fallbetreuer kommunizieren.

Angabe der erbetenen Reaktionszeit
Der Hinweisgeber kann den Zeitpunkt angeben, bis wann er eine Antwort des Fallbetreuers wünscht.

Keine automatische Benachrichtigung des Hinweisgebers
Der Hinweisgeber wird nicht automatisch benachrichtigt, wenn eine Antwort des Fallbetreuers vorliegt. Der Hinweisgeber muss eigenständig nachsehen, ob eine Antwort oder Rückfrage im digitalen Briefkasten eingegangen ist.

Lizenz Hinweismanager

Einrichten von Stellvertretern
Der Fallbetreuer kann einen Stellvertreter festlegen, der ebenfalls Alert-Meldungen erhält und Hinweise sowohl lesen als auch bearbeiten kann. Die Stellvertretung kann mit Start- und Stoppdatum festgelegt werden.
Mehrere Fallbearbeiter
Der Fallbetreuer kann weitere Fallbearbeiter festlegen. Die Zuordnung der Hinweise zu verschiedenen Fallbearbeitern kann manuell durch den Fallbetreuer erfolgen oder automatisiert z.B. nach Kategorie, Thema oder Sprache des Hinweises. Der Fallbearbeiter kann für die ihm zugeordneten Fälle Fragen an den Hinweisgeber stellen und Fallkennzeichnungen ausführen.
4-Augen-Prinzip bei Löschung
Ein Löschungsbewilliger sieht Fälle, die vom Fallbetreuer zur Löschung markiert wurden. Er muss der Löschung im 4-Augen-Prinzip zustimmen, bevor der Fall aus dem System gelöscht werden kann.

Fallabschluss
Der Fallbetreuer oder der zuständige Fallbearbeiter kann den Fall abschließen. Es sind frei konfigurierbare Abschlussvarianten in Form von Kategorien vorgesehen. Der Fallbetreuer kann diese ergänzen oder abändern.

Erweiterte Dokumentationsmöglichkeit
Der Fallbetreuer kann die Bearbeitungsschritte des Falls dokumentieren. Dazu kann er einen Vorgangstyp (Sachverhaltsbeschreibung, Einschätzung, Ermittlungsergebnis intern) und weitere Informationen festlegen. Er kann seine eigenen Bearbeitungsschritte editieren und löschen.

Das CompCustos Hinweisgebersystem

Ergänzende Leistungen

Compliance-Ombudsperson-Hotline

Interne Meldestelle / Ombudsperson durch equeo CompCor

Als unabhängiger Ansprechpartner für den Hinweisgeber steht ein erfahrener Compliance-Experte der equeo CompCor als Ombudsperson bereit. Dieser nimmt die Meldungen zentral entgegen und verifiziert den Hinweis, ggf. im anonymen Dialog mit dem Hinweisgeber.

Die Ombudsperson stimmt die weitere Bearbeitung des Hinweises mit dem Unternehmen ab und informiert entsprechend den Hinweisgeber, sofern dieser einem Dialog zugestimmt hat.

Rechtsauffassung

In der Vergangenheit galt, dass ein Rechtsanwalt als Ombudsperson fungieren sollte, da dieser aufgrund berufsrechtlicher Verschwiegenheitsverpflichtung die Anonymität des Hinweisgebers gewährleisten konnte.

Seit das BVerfG im Juni 2018 jedoch entschied, dass KEIN Beschlagnahmeschutz von Unterlagen bei Rechtsanwälten existiert, sofern kein Mandat „Beschuldigter - Anwalt“ besteht (siehe auch BGH vom 08.08.2018, Az. 2 ARs 121/18), gilt Folgendes:

Als Ombudsperson genügt ein Compliance-Experte mit Erfahrung im Umgang mit Hinweisgebern, ein Anwalt ist also nicht erforderlich, da ein Schutz der Vertraulichkeit nicht vollständig zu gewährleisten ist (Zugriff der Strafverfolgungsbehörden über den Telefonprovider möglich)!

Objektiver Ansprechpartner
Die Ombudsperson ist keinerlei Weisungen durch das Unternehmen unterworfen.

Erreichbarkeit
Für den Anrufer erfolgt die Kontaktaufnahme zu der Ombudsperson telefonisch über eine Servicenummer.

Integration in das equeo CompCor Compliance Case Management System

Compliance Case Management System von equeo CompCor

Das Hinweisgebersystem ist nur einer der möglichen Eingangskanäle für Hinweise und Anfragen. Üblicherweise kommt die überwiegende Mehrzahl der Anfragen und Hinweise über offene Kanäle wie Telefon, E-Mail oder persönliche Gespräche.

Das equeo CompCor Compliance Case Management ist eine Compliance-Prozesslösung und kann für alle Anfragen und Hinweise genutzt werden, gleich über welchen Kanal diese eingehen. Deshalb sind hier sowohl eine wesentlich höhere Anzahl von Sachverhalten als auch von Nutzern enthalten.

Unterstützung des Compliance Officers bei Bearbeitung von Compliance-Hinweisen und -Ereignissen (Cases)
Prozesssteuerung und Überwachung aller Ermittlungshandlungen
Revisionssichere, kontinuierliche Dokumentation
Alle Schritte, Maßnahmen, begleitenden Kommunikationen und Dokumente können dokumentiert sowie Sachverhalte zusammengefasst oder auch aufgeteilt werden.